Tre steg för bättre feedback till dina medarbetare
Känns det som att du går på lina mellan två höghus när du ska ta sats och ge feedback till dina medarbetare? Å ena sidan vill du undvika att göra dem illa till mods medan du å andra sidan vill kunna säga till när något gjorts på fel sätt. Så här lär du dig konsten att ge feedback som motiverar!
Du ser dig själv som en bra ledare. En stabil, rak men samtidigt godhjärtad person som vill ge stor frihet under ansvar till dina medarbetare. Stämmer det? Toppen! Mycket bättre än så kan det inte bli. Men som både du och vi vet går saker och ting inte alltid helt i de hjulspår vi tänkt oss. Kanske märker du att en av dina medarbetare inte gör det ni kommit överens om, eller gör det på ett sätt som inte går i linje med företagets värderingar? I ett sådant läge krävs feedback. Men hur ger du feedback på ett sätt som både ändrar din medarbetares beteende och samtidigt håller uppe hans eller hennes motivation?
Steg 1: Behovsanpassa din feedback
Börja med att vara tydlig och ärlig när du startar dialogen med din medarbetare. Sätt ramarna utan att väva in dina värderingar! Säg vad du vill prata om och varför. Kom ihåg att du inte kan coacha honom eller henne på resultatet, utan bara på det som leder till resultatet. En öppningsfras i stil med ”Jimmy, kan vi gå igenom ditt kundmöte? Jag vill fokusera på kundens reaktion på det som hände i början …” är passande.
Utgå sedan från medarbetarens perspektiv och fråga om hans eller hennes syn på saken. Personen i fråga kommer troligtvis att känna sig mer motiverad om han eller hon känner att du har lyssnat snarare än dömt. Ställ öppna frågor – fortfarande utan att lägga in dina egna värderingar – och försök att förstå istället för att anklaga.
Steg 2: Presentera effekterna
Känner du att tiden är inne för att öka medarbetarens insikt om varför ämnet ni pratar om är viktigt? Grymt. Nu kan du fråga personen i fråga om vilka effekter hans eller hennes beteende kan leda till eller redan har lett till. Kanske har du lust att säga något i stil med ”Du måste ju förstå att det här får konsekvenser”, men här är det viktigt att du hejdar dig! Ett sådant uttalande är både anklagande, luddigt och innehåller kontrollerande ord. Försök istället att få medarbetaren att tänka till på egen hand. Det ökar sannolikheten att personen vill ändra sitt beteende i framtiden. Ställ smarta, tankeväckande och öppna frågor – och kom ihåg att inte svara på dem själv. Var uthållig och stanna kvar i den coachande rollen!
När du har öppnat upp för problemlösning och skapat en bra timing är det dags att säga det du vill ha sagt. För att du inte ska förstöra den grund du tidigare byggt upp så gäller det att du är specifik i dina ordval. Istället för att säga ”Du brukar prata över kunderna” så säger du ”Under dina tre senaste kundmöten har du inte låtit dina kunder komma till tals…”. Risken är annars att medarbetaren ifrågasätter det du säger. När du lagt fram fakta är det läge att berätta din åsikt samt att presentera vilka konsekvenser beteendet kan leda till eller har lett till. Lämna inga frågetecken utan klargör den struktur som gäller så att inget blir luddigt.
Steg 3: Glöm inte det konstruktiva!
Du är på upploppet, bra jobbat! Men för att du ska komma över målsnöret så måste du lägga in en konstruktiv del i din feedback. Diskutera vad som bör hända för att medarbetaren ska undvika samma beteende i framtiden. Även här gäller det att stå fast i det coachande förhållningssättet. Fråga personen i fråga om hur han eller hon själv tycker att ni ska göra för att få bättre effekt och resultat framöver. Det ligger nämligen i människans natur att stötta sina egna idéer mer än andras, därför är detta ett smart sätt för att motivera personen till självständigt ansvarstagande. Sedan bör du hjälpa din medarbetare att göra upp en konkret plan och planera in en uppföljning för att verkställa hans eller hennes fina idéer.
Slutligen: kom ihåg att det inte finns negativ feedback. All feedback är ju till syfte för att hjälpa någon annan att bli ännu bättre – alltså finns det bara positiv feedback.
Nu har du receptet! Oavsett om du känner att strukturen verkar svår eller enkel att ta efter så rekommenderar vi att du ger den ett försök. Förhoppningsvis hjälper den dig att bli en bättre ledare och ger samtidigt dina medarbetare en skjuts i rätt riktning. Inte fy skam, visst?